みなさんこんにちは。
今回は病院見学の相手先への電話のかけ方について解説していきます。
電話にはルールとマナーがあるので、これを間違えると評価が下がってしまいます。
ただ、正しい知識があれば電話で好印象を与えることも可能です。
こんな人におすすめ
見学先の病院に電話したほうが良いのか分からない
病院に電話するのはどんな時？と悩んでいる方
好印象を与える電話術を知りたい
見学先の病院に電話すべきタイミング
『そもそも電話なんてする必要あるの？ メールで十分じゃないか』
そう思った方もいるでしょう。
確かに普段のやり取りはメールで行うことが多いです。
というより、メールは後から見返すことができるので、通常はメールの方がおすすめです。
しかしながら、メールではなく電話をすべきタイミングが3つあります。
当日の遅刻
遅刻は極力回避すべきですが、公共交通機関の遅れや予期せぬ渋滞など、どうしても遅刻してしまうことはあります。
遅刻が確定した時はなるべく早く電話しましょう。
できれば遅刻しそうな時点で一報入れておくと良いです。
その電話では以下の内容を簡潔に伝えてください。
① 学校名・名前を名乗り、まず謝罪
② 遅刻すること
③ 遅刻する理由
④ わかる範囲でどれくらい遅れるか
⑤ 再度謝罪
1週間以内のキャンセル
学生が見学をキャンセルすると、病院は各診療科にそのことを伝え、事務処理等を行わなければなりません。
そのため、キャンセルすることは早めに伝えるべきなのです。
しかし見学日が1週間以上先であれば、時間も十分なのでメールでも問題ないでしょう。
ただ、メールと合わせて電話もしておくと印象は良くなるので、1週間以上先のキャンセルでも電話を検討してみてください。
電話の際は以下の内容を簡潔に伝えましょう。
① 学校名・名前・見学日等
② 見学をキャンセルすること
③ キャンセルする理由
④ 謝罪、次回また行きたいこと
相手から不在着信があった場合
見学先の病院から着信があった場合は、なるべく早く折り返しましょう。
電話をしてくるということは、早急に確認したいことがあるということです。
書類の不備など、すぐに対応して欲しい事柄があるのだと予想できます。
電話をするときは以下の内容を伝えてください。
① 学校名・名前・見学日など
② 不在着信があったので折り返したこと
③ 何か早急に対応すべきことがあるのか？
番外編：寝坊した場合の遅刻理由の伝え方
『寝坊して遅れます』と正直に伝えるのは相手からの評価が下がるのではないかと考える人も多いでしょう。
しかし、適当な嘘をついてその場を取り繕うことはおすすめできません。
嘘はバレる可能性があり、もしバレたら合格する可能性はほぼゼロでしょう。
嘘をつくということは医師としての品位を欠く行為としてみなされてしまうからです。
正直に寝坊してしまったことを伝えて、全力で謝りましょう。
電話では声のトーンや話すスピードにも気をつけて、声だけで反省している顔が想像できるくらい作り込んでください。
電話をするときのルールとマナー
では次に電話をするときに気をつけるべきルールとマナーをお伝えします。
電話をかける前に確認しておいてください。
① なるべく早く
遅刻やキャンセルなど、伝えるべきことが確定したらなるべく早く電話で伝えましょう。
② 忙しい時間は避ける
これは①と矛盾するところですが、できる範囲で朝の忙しい時間帯は避けましょう。
ただ、当日の遅刻は朝伝えるしかないので、その辺りは臨機応変に優先順位を考えながら選択してください。
③ 要件は簡潔に
予め伝えるべきことをまとめてから電話をかけましょう。
④ 言葉遣いに気をつける
尊敬語、謙譲語、丁寧語の使い方に注意しましょう。
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ハキハキとわかりやすい声で話すことも重要です。
⑤ 周囲の環境に配慮する
なるべく静かな環境で電話をしましょう。
ノイズが多いと相手も聞き取ることが困難になります。
